每周案例—模仿董事長簽字，司機兼助理六年虛假報銷3880萬元時間：2021-04-29

【案例回放】

賈某某自2010年起擔任唐山宏潤實業有限公司董事長的助理及司機，主要負責董事長費用報銷及日常生活起居等。

自2011年至2017年2月19日間，賈某某利用其擔任董事長助理的職務便利，采取增大董事長簽好的報銷憑單金額或模仿董事長簽字虛開報銷憑單的方式，多次向公司財務虛報開支將公司財產非法占為己有，大肆用于購買房產、汽車、保險及日常消費等。根據法院判決書顯示，在送檢的863份報銷憑單中，有515份的大寫金額欄存在添加圖像形態或模仿字跡圖像形態，共計金額3880萬元。其中，模仿字涉及金額為2223萬元，添加字涉及金額為520萬元。

最近一次虛假報銷經過：

2017年2月18日下午，公司董事長通知賈某某需要5萬元，賈某某便電話通知公司出納，告知董事長需要5萬元，第二天來取，出納當天從銀行取了5萬元現金放至保險箱內。19日上午，賈某某未辦理任何手續便從財務部先取走了5萬元放在董事長臥室的保險柜，事后填寫報銷憑單，報銷單用途為董事長業務費，金額5萬元，申請人為賈某某，且小寫沒有封口、大寫留有一定空隙。報銷單經董事長簽字后賈某某又將董事長簽好的報銷憑單在小寫5前面填上“￥和1”，在大寫伍前面填上“壹拾”兩個字。當天下午賈某某憑借報銷憑單到財務補辦手續，財務部見報銷單經董事長簽字便按賈某某要求再給了1萬元現金，剩余9萬元用財務部經常用的網銀（卡名王某某）打給了賈某某。

在六年期間內，賈某某通過虛假報銷，購買了多處房產、多輛車輛，給親屬及情人多次轉賬，購買高額理財產品并進行多處投資，金額總數高達上千萬。最終，河北省唐山市豐潤區人民法院認為，賈某某利用職務之便，將本單位財物非法占為己有，數額巨大，其行為已構成職務侵占罪。

案例來源：裁判文書網

網址：https://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181029CR4M5A62CH/index.html

【案例分析】

本案例中，董事長司機兼助理利用職務便利，在長達六年的時間里虛假報銷上千萬，無疑說明公司財務內控嚴重缺失，相關流程不規范，導致資金活動的管理存在巨大漏洞。公司為何在長時間內未發現問題，又該如何預防此類問題呢？

一、   費用報銷流程不規范

本案例中，董事長司機兼助理之所以能夠成功虛假報銷上千萬，主要原因就是公司內部的報銷流程不規范。

首先，公司出納在進行董事長費用報銷時，未將報銷款轉賬至董事長本人銀行賬戶，而是轉賬至司機銀行賬戶。

其次，公司財務部收到報銷申請后僅憑董事長的簽字便由出納進行報銷，可見公司董事長報銷費用無需履行報銷審批程序，財務部門也無任何針對相關憑證的復核流程，缺乏詳細的管理標準及程序。

因此，建議公司建立完善的財務內控，尤其是標準的報銷審批及支付流程，要求實際申請人提出報銷申請時注明報銷事宜并附相關的憑證、發票等，確保資金收付以真實的業務發生為基礎，并嚴格制定內部審核審批權限，只有經相關權限人、財務部門審核審批通過后方可進行后續支付流程，如為董事長發生的費用，可授權總經理進行審批，且報銷費用必須轉賬至申請人本人銀行賬戶，確保報銷的真實性、合理性及金額的準確性。

此外，為進一步降低風險，建議公司減少現金業務的發生量，明確規定報銷費用的支付方式，如非必要，盡可能統一采取銀行轉賬。

二、   缺少財務分析，無法及時發現問題

在本案例中有一點值得關注，賈某某六年時間虛報3880萬元個人報銷費用，如此大的報銷金額增長，公司財務部門及高層管理人員竟未察覺任何異常，表明公司缺少定期的財務統計分析，未能通過財務數據的異常情況及時發現公司存在的問題。

財務分析在企業財務管理中起著舉足輕重的作用，企業不僅可以通過分析財務數據來評價過去的經營業績、衡量現在的財務狀況、預測未來的發展趨勢，也可以利用具體的數據指標來識別異常，從而發現其背后存在的管理漏洞。企業應當指定專業人員定期進行財務分析，進一步提升財務管理水平。此外，案例中賈某某身兼司機和董事長助理雙職，全權負責董事長費用報銷等事項，職位較為敏感，應作為定期分析檢查的重點。

三、   報銷未走公司賬，存在“賬外賬”

本案例還暴露出一個問題，即：公司出納在對報銷費用進行打款時，所使用的銀行賬號為私人賬號，非公司賬號，說明公司可能存在“賬外賬”的情況。由于管理粗放或法紀觀念淡薄等原因，許多企業“賬外賬”現象屢見不鮮，公司財務通過編制兩套賬本或是更多賬本來修飾公司實際經營狀況，以達到逃稅、虛增收入利潤等目的，不僅違法違規，也增加了企業的財務風險及經營風險，容易導致資金混亂以及舞弊現象的發生。

企業應當依法依規經營管理，明確規定公司進行銀行業務時，銀行賬戶必須是公司銀行賬戶，嚴禁使用任何個人或其他單位賬戶。

【小結】

資金是企業生存和發展的重要基礎，而資金活動內部控制卻通常是企業內部管理的關鍵薄弱環節，如何規范相關業務流程，維護資金的安全與完整，防范資金活動風險，對企業長遠發展至關重要。因此，企業應建立和完善嚴格的資金管理制度，加強資金活動的集中歸口管理，明確資金收付流程以及各環節的職責權限和崗位分離要求，定期進行財務數據分析，從而確保資金活動安全有效運行。