每周案例—證監會注冊環節現場檢查細節首次公布，查出多項內控問題均與單據有關時間：2021-05-10

【案例回顧】

2021年4月19日，證監會網站披露了對廣東佳奇科技教育股份有限公司（以下簡稱“佳奇科技”）注冊階段的問詢問題。其中，20次提及“現場發現”、15次提及“現場檢查發現”，可謂是證監會首次公開注冊環節現場檢查細節。

佳奇科技是一家研發、制造及銷售機器人系列、變形系列、嬰幼童系列等玩具產品的智能科教玩具企業，已于2020年10月15日通過深交所上市委會議，2020年12月17日提交證監會注冊，但至今仍未等到批文。

據證監會此次披露信息顯示，佳奇科技內部控制存在諸多問題，我們注意到，其中許多問題都與單據相關，主要涉及：

銷售運輸方面，客戶提貨部分，未留存客戶提貨交接的相關單據；以自有車輛運送至裝貨地點部分，未留存出車記錄，車輛油費報銷記錄未能區分貨運及其他用途；委托運輸公司承運部分，未留存客戶的訂艙單及聯系物流公司的傳真記錄，未留存司機簽字確認并作為對賬依據的公路運輸協議（該協議記載運輸數量）。

原材料管理方面，對不同型號的塑料原材料未進行單獨存放，生產領料單、委外加工出庫單均不區分型號，財務核算上也未按照型號進行區分。此外，報告期內部分月份ERP系統原材料委外加工出庫單與手工出庫單差異較大。

成本核算方面，未提供主要生產過程流轉的原始單據，原料及產品收發存均依賴于ERP系統；未提供2017-2019年包括正式員工及臨時工在內的考勤表，也未提供標準工時表。

固定資產管理方面，佳奇科技2020年通過簽訂售后回租合同融資5,225萬元，并作為固定資產抵押借款處理。但合同中抵押物清單列示固定資產價值（5,227.24萬元）與其固定資產卡片賬原值（4,781.08萬元）無法一一對應。

案例來源：證監會

【案例分析】

內部控制制度設計有效與執行有效是企業IPO上市須滿足的法定條件之一。其中，制度的設計不僅需要符合國家相關政策規定，還需要滿足企業內部管理需要，而表單作為制度內容的濃縮，其設計也應符合相關內外部要求；而在執行層面，表單更是推動制度落地的有力保障。

證監會此次對佳奇科技的問詢，暴露出其單據問題，主要集中在填制不規范、單據間記錄存在差異、未能妥善留存等方面。下面，我們將結合案例以及實踐經驗，與大家分享單據在設計、使用過程中應關注的相關要點。

自制表單“設計完整”是基礎

作為制度的載體，企業在設計表單時，需要全面統籌、通盤考慮，包括但不限于：表單對于制度內容涵蓋的完整性、各類表單之間的銜接性，確保體現制度對于企業各類經濟業務和事項的規范流程，以及相關授權審批要求。

通常而言，表單的基本要素包括：表單名稱、表單編號、填制單位、填制日期、業務內容摘要、業務數量和金額、附件情況，以及經辦、審核、審批等有關人員落款。在此基礎上，企業還需要根據不同業務或事項的特點，進一步細化表單要素，如增加合同編號、物料編號等信息，以確保賬實、賬證一一對應。

與制度一樣，設計完成的表單也應按企業規定和權限履行相應的審核、會簽、審批等程序，經審批通過后，方可下發使用；必要時，還可對表單的使用進行培訓宣貫。同時，企業需要根據管理需求變化、制度修訂情況及時對表單進行調整，并重新履行審批程序。為統一管理，企業還可以設置表單清單，記錄表單歸口管理部門、執行監督部門、表單編號規則、表單版本等，并定期將表單文件匯編成冊。

如企業使用信息系統進行業務流轉的，還需關注線下單據設計與相關系統設置是否匹配，包括字段、權限和附件等，避免線上線下“兩張皮”。

自制與外來單據的規范使用，妥善留存是關鍵

企業應從單據填制、審核、歸檔、保管的全環節和全過程規范單據的使用，接下來，我們圍繞案例中提及的幾項業務舉例說明單據在使用中應注意的事項：

在銷售運輸方面：

以內銷、款到發貨、自行承運為例：

銷售部門應在接到貨款到賬通知后，根據合同約定，開具相關發貨通知交倉儲部門和財務部門。倉儲部門根據審批通過的發貨通知單及發貨明細進行備貨，生成出庫單、發貨憑證等發貨單據，通常一式三聯，一聯留存，一聯要求運輸司機簽字確認，一聯要求客戶簽收返還。貨物裝車完畢，司機憑財務部門加蓋印章的出門證出廠，門衛核對無誤后放行。運輸產生的發運憑證及加油票據等，司機須妥善留存。貨物送抵客戶后，司機須獲取客戶簽字確認的簽收單，并在返回后及時提交財務部門做賬。

每次完成運輸后，司機應及時上交留存的發運憑證、加油票據等，由運輸部門做好相關單據的登記、整理工作，逐次統計車輛油耗情況，記錄車輛號牌、駕駛員、行駛里程、行駛日期、銷售訂單號、加油型號、加油量、百公里油耗等信息。月度車輛油費報銷時，運輸部門除填寫費用報銷單，還需附相關車輛油耗統計表、以及加油發票和營業廳提供的加油充值電子明細表等，經相關負責人審核、審批，財務部門確認符合油費報銷標準后，方可予以報銷。

在生產領料方面：

生產領料通常涉及生產領料單、退料單、補料單以及材料明細賬等單據，其中，生產領料單一式三聯，一聯連同物料交給領料部門，一聯留在倉庫登記材料明細賬，一聯交財務部門進行會計核算；其要素一般包括：領料單編號、領料部門、領料日期、生產訂單號、物料編號、物料名稱、規格型號、計量單位、申領數、實發數等。

領料時，由生產部門材料員填寫生產領料單，經部門負責人審批通過后，到倉庫領料。庫管員確認單據齊全，名稱、規格、計量單位等信息準確，符合條件的，及時辦理領用手續，并與領用人當面核對、點清交付，雙方在領料單上簽字確認。如存在代領的，領用人、代領人均需簽字。因計劃調整、物料不合格等原因，造成物資多發、少發的，還需及時辦理退補料，開具退料單或補料單。

在固定資產管理方面：

企業購置固定資產時，應由采購部門會同固定資產管理、使用等部門共同驗收，出具驗收單，編制驗收報告，并由驗收人及相關負責人簽字。驗收通過的，采購部門辦理移交手續，資產管理部門根據接收的采購合同、發票、驗收單等資料及單位編號規則，賦予固定資產編號，按照單項資產建立固定資產卡片，詳細記錄資產來源、驗收、使用地點、責任單位和責任人、運轉、維修、改造、折舊等內容，登記形成固定資產臺賬后，及時將相關材料轉交至財務部門入賬。

企業使用信息系統進行資產管理的，還需注意資產管理系統與財務管理系統的銜接，可在資產管理部門信息錄入系統后，再由財務部門直接調取相關數據，進而形成財務賬，從而有效避免財務賬與實物賬之間產生數據差異。

此外，涉及固定資產大修、改造等情況時，需及時更新資產狀態，至少每年開展一次全面清查，以確保固定資產實物、卡、財務賬表數據相符，保證資產信息真實、準確、完整。

【啟示】

單據作為企業各類經濟業務或事項的承載，以及推動各項管理要求得到貫徹執行的落地保障，需從設計和使用兩個層面加強管理，企業應統籌設計表單要素，規范登記使用表單，有效落實審批責任，妥善留存各項單據，使各項經濟行為發生均“有據可依”、“有跡可循”，確保企業經濟活動真實、合法，內控制度設計有效、執行有效。